CIRCULAR No.   017

 

 

 

 

PARA:           UNIDAD TERRITORIAL

Zona Centro -  Zona Norte -  Zona Oriente  -  Zona Noroccidente - Zona Sur occidente - Seccionales.

 

DE:                COORDINADORA PROYECTO ACCES

 

 

ASUNTO:     VISADO DE ADJUDICACIONES Y RENOVACIONES SEGUNDO SEMESTRE 2004

 

 

FECHA:        Bogotá D. C.,  1 de diciembre de 2004

 

 

 

Apreciados Señores,

 

 

 

Hemos notado con gran preocupación que las IES no han reportado en su totalidad las adjudicaciones y renovaciones de lo transcurrido en el 2004, por lo tanto, no se ha generado ningún giro para estos estudiantes. Al verificar en nuestra base de datos hemos encontrado que estos beneficiarios no fueron debidamente visados por parte de la Institución de Educación Superior o se encuentran con observaciones que no han sido aclaradas, por esto, dichos estudiantes no figuran como renovados para el proyecto ACCES.  Con el fin de cerrar la ejecución del año 2004, les solicitamos realizar la gestión necesaria con las IES a fin de que establezcan si tienen estudiantes pendientes por visar tanto de adjudicación como de renovación, así como beneficiarios que aún no se visualizan a través de ADMINIES. Igualmente le solicitamos finalizar el proceso de visado de Pagarés y Cartas de Instrucciones  para que nos los hagan llegar para poder autorizar los giros.

 

Con estos casos la Unidad Territorial deberá :

 

 

PARA EL VISADO DE ADJUDICACIONES:

 

  1. Solicitar a las IES la entrega de los Pagarés y Cartas de Instrucciones que se habían devuelto para realizar algún tipo de cambio por parte de los estudiantes antes del 10 de diciembre del presente año.
  2. La Unidad Territorial tendrá plazo hasta el 15 de diciembre de 2004 de realizar el visado correspondiente de estos créditos.

 

En caso de no cumplir con el anterior requerimiento, estos créditos no quedarán legalizados y los registros se eliminarán para permitir que el estudiante presente una nueva solicitud de crédito.

 

PARA EL VISADO DE RENOVACIONES:

 

  1. Solicitar a la IES  un oficio firmado por el Rector antes del 10 de diciembre de 2004, indicando y explicando las razones por las cuales dicho(s) estudiante(s) no fue(ron)  marcado(s) con la correspondiente observación. En el caso de estudiantes que deben renovarse, el oficio debe contener el documento del estudiante, nombre, tipo de crédito (matrícula o sostenimiento), promedio, semestre y valor del semestre a cursar; solicitudes que serán atendidas únicamente si llegan antes del 15 de diciembre de 2004. En los casos en que no se debe renovar el crédito la IES debe indicar la observación correspondiente como consta a continuación:

 

CODOBS

OBSERVACION

3

APLAZAMIENTO POR NIVELACIÓN DE MATERIAS

4

APLAZAMIENTO POR SUSPENSIÓN DE LAS IES

5

APLAZAMIENTO POR INCAPACIDAD MÉDICA

6

APLAZAMIENTO POR NO ESTAR MATRICULADO ACTUALMENTE

7

APLAZAMIENTO POR MOTIVOS PERSONALES

8

TERMINACIÓN DE MATERIAS

9

TERMINACIÓN POR RETIRO DEFINITIVO

10

TERMINACIÓN PORQUE NO QUIERE CONTINUAR CON EL CRÉDITO

11

TRASLADO AL COBRO DEFINITIVO

 

  1. En caso de no recibir notificación de la IES de estos casos,  ésta deberá hacerse cargo de la financiación de dicho semestre; el ICETEX por lo tanto procederá a aplicar al estudiante el aplazamiento del crédito para el semestre correspondiente de 2004 ya que no girará créditos pendientes de 2004 con recursos de la vigencia de 2005.

 

Cabe recordar que esta excepción se hará únicamente por este semestre; en adelante las Instituciones de Educación Superior se harán responsables por los valores correspondientes a los créditos por matrícula o sostenimiento de los estudiantes que dejen de ser visados dentro del plazo establecido para ese proceso. En adelante el ICETEX aplicará a estos estudiantes  automáticamente el aplazamiento para el semestre respectivo y no los girará para no generar desajustes en su programación presupuestal.

 

Ahora bien, en cuestión de las novedades generadas por la renovación y adjudicación de los estudiantes a partir del primer semestre de 2005, se darán 20 días calendario después de la fecha de cierre, para que las Instituciones de Educación Superior las reporten a ICETEX, de lo contrario serán éstas las encargadas de  asumir esta novedad ante los estudiantes.

 

Les recuerdo la necesidad que existe de avanzar en la renovación de créditos para el primer semestre de 2005, proceso que comienza con la actualización de datos por parte del estudiante.

 

 

Reciban un cordial Saludo,

 

 

 

 

ALEXANDRA HERNÁNDEZ MORENO

Coordinación Proyecto ACCES.

 

Anexo: Archivo en Excel con listado de estudiantes por Regional con proceso pendiente.

GENERAL POR TERRITORIAL.xls

 

Copia Consecutivo