CAPÍTULO I
1. NOTAS DE CARÁCTER GENERAL
1.1
NATURALEZA
JURIDICA, FUNCIÓN SOCIAL, ACTIVIDADES QUE DESARROLLA O COMETIDO ESTATAL.
El Instituto Colombiano de Crédito educativo
y Estudios Técnicos en el Exterior
“Mariano Ospina Pérez”, ICETEX, es un establecimiento público del orden
nacional, adscrito al Ministerio de Educación Nacional, creado mediante el
Decreto Ley 2586 de 1950, reorganizado por el Decreto Ley 3155 de 1968 y
reestructurado por el Decreto 276 de 2004.
El ICETEX tiene como objeto fomentar y promover el desarrollo educativo y
cultural de
Está facultada, así mismo, para captar ahorro privado
mediante la colocación de Títulos de Ahorro Educativo TAE, al tenor de lo
dispuesto por
1.2 POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES
Para el proceso de identificación,
registro, preparación y revelación de sus estados contables, el ICETEX está aplicando el marco conceptual de
En el proceso de registro de
operaciones del ejercicio contable a 31 de Diciembre de 2004 fueron aplicadas
las disposiciones que regulan
Los estados financieros que se acompañan presentados a Diciembre 31 de
2004, consolidan la información como empresa en marcha y de la obtención del resultado de operaciones por
los recursos que se generan así:
1.
Créditos otorgados a población beneficiaria con
recursos del Icetex.
2.
Administración de recursos de entidades públicas y
privadas, en desarrollo de
3.
Los recursos captados en la colocación y emisión de
TITULOS DE AHORRO EDUCATIVO (TAE), En
desarrollo de
- Recursos del gobierno nacional como inversión
social para el proyecto “ACCES-Acceso con calidad a
La entidad utilizó los criterios y
normas de valuación de activos y pasivos, en particular las relacionadas
con la determinación de avalúo y la
constitución de provisiones, así como las relacionadas con la contribución de
los activos al desarrollo del objeto social como las depreciaciones para la
propiedad planta y equipo y
amortizaciones para otros activos como son los de consumo e intangibles.
Todas las operaciones económicas
se registran sobre la base de
Para el reconocimiento patrimonial de los hechos financieros, económicos y
sociales se aplicó la base de causación y para el reconocimiento de la
ejecución presupuestal se utilizó la base de caja en los ingresos y el
compromiso den los gastos.
1.3 EFECTOS Y
CAMBIOS SIGNIFICATIVOS EN
A partir del año 2003, la entidad diseña su Plan Estratégico para el
cuatrienio, en el cual se establecen proyectos que tienen las siguientes metas:
El diagnostico de la entidad realizado como base del Plan Estratégico,
muestra el gran atraso que en todos estos frentes tiene la institución, lo que
exige un gran compromiso y proyectos que deben ser desarrollados en periodos de
mediano plazo . Es importante comentar
que para el establecimiento de el plan estratégico fue insumo importante las
observaciones realizadas por las Contraloría y
Para el año de 2004 tomando como base las principales acciones
realizadas, que recogen las observaciones que realizó
1.
Revisión y actualización del plan de acción para la vigencia del año 2004.
2.
Profesionalización de
3.
Se suscribieron en diciembre del 2003, convenios con firmas
especializadas en cobranza a quienes se fijo una meta de recaudo de $23.000
millones de pesos, su gestión en el año 2004, generó un recaudo adicional por
valor de $ 29.000 millones de pesos, lo que representa un cumplimiento de la
meta de recaudo establecida a las firmas del 126.09%.
4.
Se continuó con la revisión de los Fondos en Administración
en la revisión de política, contratos y mejoramiento del servicio. Se han
realizado nuevos convenios con entidades publicas y privadas y se han
liquidado 131 fondos que estaban inactivos durante varios años.
5.
Se fortaleció la ejecución del proyecto ACCES-ACCESO CON
CALIDAD A
6.
La integración de la operaciones financieras de la entidad
en
a.
MOVILIZACIÓN ELECTRÓNICA DE RECURSOS: nace en el año
2003, con un proceso de sensibilización para el manejo electrónico de
operaciones tesorales, como piloto se inicia la ejecución del Crédito Acces de
manera centralizada (Dirección General), las demás operaciones continúan en ese
año, realizándose en cada regional.
Simultáneamente se inicia la
suscripción de alianzas estratégicas con entidades bancarias, con las
universidades, INFOVAL, y otras entidades que nos facilitaran realizar las
operaciones de manera electrónica, para recaudos, giros, traspaso de recursos
en el manejo de inversiones y reporte de datos macroeconómicos para el análisis
económico del mercado financiero, indispensables para la toma de decisiones.
Para el año 2004 con la
reestructuración en el mes de (enero),
se centralizan todas las operaciones financieras, las dependencias de
Del proceso anterior, se logró:
·
Recibir en
·
La transferencia de recursos por giros electrónicos que
representan un poco más de 33.000 operaciones
a nivel nacional, cuyos destinatarios son estudiantes, Instituciones de
Educación Superior, Constituyentes de los Fondos, empresas de servicios
públicos, etc. Para la organización de estas operaciones se establecen y
documentan procedimientos que permitirán la administración de cada situación.
·
Se realizó capacitación previa a los integrantes de la
nueva División de Tesorería y se ponen en producción los convenios suscritos
con los bancos, de los cuales ya se habían hecho pruebas y que permiten los siguientes logros.
·
Del 95% de operaciones que se realizaban de manera manual,
pasamos al 1% en diciembre de 2004. Se
procesaban en promedio 33.000 pagos, con un costo financiero de $220 millones
de pesos, que hoy son ahorros.
·
Disminución de riesgos operativos y administrativos de la
tesorería, ya que a la fecha no se
elaboran o custodian cheques.
·
Disminución de costos de operación y oportunidad: no se
compran cheques, no se tiene personal para atender ventanilla para la entrega
de los mismos. Los giros demoraban diez días hábiles, hoy se pagan en dos días
hábiles.
·
Se reduce el costo del gravamen a los movimientos
financieros, pues solo se hace una operación de traslado de recursos.
·
Se digitalizan y publican en la pagina web todos los
soportes de pago, para consulta de las IES
·
Estamos actualizando el reglamento de inversiones,
incorporando el tema de riesgos.
·
INTEGRACIÓN DEL SISTEMA FINANCIERO: durante el año 2004
·
Se sistematizó la elaboración del boletín de tesorería, realizando
la actualización y cargue de su información a partir de los reportes bancarios
de movimientos, mediante validación de archivos y el cargue de los mismos,
disminuyendo así el riesgo de manipulación manual de datos. Adicionalmente con
los convenios con las entidades bancarias, se administran, consultan y reciben
reportes a través de internet en tiempo real, sobre las cuentas bancarias, lo
que permite validar en línea los saldos de las cuentas con el boletín de
tesorería.
·
Para el cargue de los giros realizados a los beneficiarios
que antes se incorporaban de manera manual a la base de datos de cartera, se
desarrollo un aplicativo que permite la incorporación de los archivos de pago
validados por la tesorería, directamente a la cartera sin trascripción de
datos, disminuyendo el riesgo de esta operación. A la fecha esta pendiente de
finalizar esta opción de cargue de giros de manera integral para los procesos
de Fondos en Administración.
·
Sobre el tema de riesgos en el proyecto de movilización
electrónica, se parametrizaron todas las operaciones, para ser manejadas con
aplicación de control dual en todas sus actividades, perfiles de usuarios y
registros que dejan huellas de auditoria sobre todos los procesos que se
realicen en el sistema.
b.
ADQUISICIÓN DEL SOFTWARE PARA
c.
PROYECTO DE SANEAMIENTO CONTABLE. Nace en
cumplimiento de
Para el
desarrollo y éxito de este importante proyecto se contó con el apoyo y
acompañamiento de la firma JAHV Mc Gregor Ltda., desde de Septiembre de 2003 y
hasta el mes de mayo de 2004, la firma orientó el proceso y realizó las
principales actividades de saneamiento, como parte de las actividades
desarrolladas, elaboró un diagnóstico de la situación financiera del Instituto
con el fin de medir el impacto económico
que cada uno de los rubros del Balance tenía sobre el mismo, este informe se
envió a
Para el
año 2004 y tomando como punto de partida las glosas realizadas por
En el
segundo semestre la entidad inició la segunda fase del proceso de Saneamiento
Contable, que se concentró en las siguientes cuentas:
·
Cuenta deudores: cruce de información cifras de
cartera y arqueo físico de pagares, montaje de la mesa de control para la
verificación de cada una de las historias de crédito de los beneficiarios de
ICETEX (cerca de 300.000 carpetas).
·
Depuración de cuenta de efectivo: conciliación de 213 cuentas bancarias y cierre de 154
cuentas a nivel nacional (algunas con
conciliaciones pendientes por más de 10 años).
·
Conciliación Fondos en Administración:
circularización de Fondos y mesas de trabajo con entidades.
·
Avalúos técnicos de activos fijos y bienes
inservibles de la entidad: para efectuar los adecuados registros y mejoramiento
procesos.
A continuación se describen las glosas realizadas por
1.3.1 INCORPORACIÓN DE ACTIVOS
RUBRO DE EFECTIVO:
GLOSA DE
1.
“No existe certeza sobre el saldo
del efectivo por $11.925 millones a diciembre de
2.
La entidad no registró a diciembre
31 ingresos por $76.2 millones por consignaciones efectuadas en las regionales.
3.
La cuenta bancaria 112102001800
Banco Selfin se encuentra inactiva desde hace aproximadamente 4 años con un saldo en Contabilidad de $892.795.18”.
ACCIONES CORRECTIVAS:
ANTECEDENTES:
Finalizando el año 2003 y durante el mes de enero de
2004, se documento el procedimiento para realizar las conciliaciones bancarias
de las cuentas de la entidad y se inicio la validación de información a fin de
realizar el inventario que permitiera determinar el universo de las cuentas
bancarias que a nivel nacional se encontraban abiertas por la entidad. El 31 de
enero se realiza la reestructuración de la entidad, que conllevo la
centralización de las operaciones financieras en
Durante los meses de febrero y marzo, se realizaron
las gestiones tendientes a lograr que los usuarios de la entidad, beneficiarios
de cheques realizarán su cobro, de igual manera se procedió a direccionar el
recaudo realizado en estas cuentas locales a las cuentas nacionales,
establecidas para tal fin. A partir del mes de abril se procedió a bloquear
todas las cuentas bancarias para todo tipo de operación, cobro de cheques o
recaudo de recursos, con el fin de avanzar el en proceso de conciliación y
cierre de las mismas, según la conveniencia.
A partir del mes de junio de 2004, de acuerdo con el
análisis realizado en Comité de
Saneamiento Contable, se dio prioridad a
la depuración del rubro de efectivo es decir a las cuentas bancarias tanto de
ahorros como corrientes, teniendo en cuenta que éstas no presentaban saldos
reales, incumpliendo lo establecido en la normatividad contable, especialmente
a la de saneamiento contable, la cual determina que la información financiera
debe presentar, bienes derechos y obligaciones ciertos. Por lo anterior el
Comité aprobó la contratación
inicialmente de nueve personas, para
realizar esta labor.
ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Acogiéndonos al plan
de acción, inicialmente se levantó inventario a nivel nacional de las cuentas bancarias que existían,
obteniendo un total de 223 cuentas, de
las cuales se clasificaron por regional, dichas cuentas presentaban
aproximadamente 9.958 partidas conciliatorias desde hace más de 10 años
pendientes por depurar.
Adicionalmente se
muestra a continuación el procedimiento realizado para el análisis y depuración
de dichas cuentas de acuerdo con el periodo mencionado:
PROCEDIMIENTO REALIZADO
- Se tomó del paquete contable APOTEOSYS el
listado de las cuentas bancarias que conforman cada una de las regionales.
- Una vez se tenía conocimiento del número de
cuentas bancarias que había por regional se empezó a distribuir a cada
contratista una regional para que
fuese analizada, así sucesivamente.
- Se revisó el archivo de la documentación
remitida a ICETEX Bogotá, en lo relacionado con conciliaciones, extractos
bancarios, oficios y soportes de los movimientos de las cuentas bancarias.
- Se realizó inventario de la información que se
tenía, identificando si existían o no conciliaciones bancarias de las
cuentas.
- Las conciliaciones bancarias que se ubicaron,
fueron analizadas, observando que
éstas estaban realizadas con saldos de tesorería y no saldos contables,
como lo exige la norma.
- Utilizada las técnicas de auditoria se procedió
a analizar, mes a mes, de forma descendente, las respectivas
conciliaciones, hasta llegar a evidenciar que los tanto los saldos
contables y de tesorería que se tomaron en la conciliación coincidieran, a
partir de esta fecha se procedió a efectuar el análisis correspondiente,
algunas conciliaciones que datan desde dos años atrás.
- Se realizaron las conciliaciones mes a mes hasta
diciembre de 2004, realizando análisis y seguimiento de todas las partidas
pendientes por conciliar.
- Identificadas dichas partidas por conciliar; se
realizó circularización a las regionales, para lo cual se abrió una
carpeta con los consecutivos AJD iniciando desde el No 001, con el
fin de llevar control de la correspondencia enviada y solicitada.
- Se efectuó seguimiento de la circularización
realizada a las regionales para lo cual se asesoró direccionando y
orientando a las personas que estaban manejando cada regional puesto que
no eran las mismas personas que realizaron las conciliaciones, por efecto
de la reestructuración.
- Posteriormente, después de las inducciones dadas
a las personas en las regionales, se empezó a recibir parte de los documentos solicitados.
- Dichos
documentos fueron analizados, con el fin de corroborar que
realmente eran los soportes solicitados.
- Para el caso en que los documentos recibidos
coincidieran con las partidas pendientes por conciliar, se procedió a
realizar la planilla de reclasificaciones, partidas no registradas,
reversiones para cada una de las cuentas bancarias, llevando el control y
seguimiento de los saldos contables hasta llegar al saldo que figura en el
extracto.
- Es importante mencionar que, dependiendo del
caso, se elaboraba planilla para que fuese afectada en Contabilidad y/o en cartera.
- Cuando
después de realizar las acciones administrativas, es decir búsqueda de los
documentos en las regionales y solicitud en los respectivos bancos,
no nos fue posible ubicar los soportes suficientes y pertinentes que
nos permitieran identificar los beneficiarios o pasivos ciertos y que
pudieran constituir obligaciones en
el futuro, se procedió a registrar dichas partidas en las cuentas de
investigación administrativa es decir 1996 Bienes y Derechos en
Investigación Administrativa y 2996, Obligaciones en Investigación
administrativa, de acuerdo con el efecto contable.
- Dichos registros se realizaron con el fin de
presentar bienes derechos y obligaciones ciertos dentro de la información
financiera de la entidad, en cumplimiento de lo establecido en
- Con el fin de llevar el control de las planillas
de los registros propuesto por el Grupo de Saneamiento Contable se creó
una carpeta con el consecutivo “GSI Iniciando desde el No 001;
es importante aclarar que se tomó un consecutivo por cada cuenta bancaria,
separado por regional.
- Una vez estuviera lista la planilla de
reclasificaciones, partidas no registradas, reversiones para cada una de
las cuentas bancarias, se realizó informe por regional donde se detallaba
el procedimiento de depuración y saneamiento contable realizado para cada cuenta
bancaria.
- Semanalmente se reunió el Comité de Saneamiento Contable en el cual se
informaba el avance de este proceso,
entregando informe a cada miembro del Comité para que estuviera enterado del avance y
avalará los registros propuestos.
- Después de tener conocimiento el Comité, se
pasaban las planillas a Contabilidad, con el fin de efectuar los registros
propuestos.
- Posteriormente se realizaba un nuevo seguimiento
con el fin de confirmar si en Contabilidad
y/o cartera, efectivamente habían realizado los registros
propuestos, de lo contrario era necesario volver a pasar planilla para
corregir los registros con el objeto de tener la certeza de que las
cuentas realmente estaban presentando saldos reales.
- Una vez las cuentas de las regionales se encontraban conciliadas y cruzaban con el saldo del extracto, se procedió a
realizar certificación expedida por
- El procedimiento realizado para
- Posteriormente con el resultado de esta
conciliación, sí se empieza a conciliar con extracto.
- Una vez finalizada la conciliación se debía oficiar
a Tesorería para que incorporara las partidas que estaban pendientes,
efectuara las reclasificaciones que se presentaban y posteriormente las
involucrará por Boletín y las pasara a Contabilidad para que efectuara el registro
correspondiente.
- Asimismo, de las partidas que no se encontró
soporte se solicitó información al Banco para que colaboraran con la
búsqueda de dichos documentos.
El resultado obtenido
con este proceso presenta un impacto positivo
como se describe a continuación:
Se conciliaron,
depuraron e incorporaron en nuestros registros contables operaciones del 94,6%
(corresponde a 213 cuentas) de las 223 administradas por la entidad, de las 213
cuentas conciliadas, se cancelaron 154 cuentas que correspondían a las cuentas
activas bancarias de las regionales a
nivel Nacional. Quedando 68 como se
muestra en el siguiente cuadro, que
pertenecen a cuentas que la entidad continuara manejando para su
operación.
De la cancelación de las cuentas por cada una de
las regionales se consignaron a las cuentas del nivel central la suma de $494
millones por cuentas tanto corrientes como de ahorros, a
A continuación se
presenta una tabla que detalla los avance de la
conciliación y cancelación de las
cuentas bancarias por regional en el
proceso de saneamiento de las cuentas de efectivo:
En la depuración y
conciliación de las cuentas bancarias se
incorporaron en el rubro de efectivo 12.000 registros por un monto
de $ 19.572 millones, por reversiones y reclasificaciones la suma
de $ 21.509 millones., y por partidas en investigación se registraron $ 13.278
millones.
Se conciliaron y depuraron
213 cuentas bancarias de un total de 223
en proceso de depuración existen 10 cuentas, que finalizaran su proceso
de conciliación en el primer trimestre del año
Total de la cuenta
Bancos y Corporaciones $ 35.819’468.193
frente a la partida sin conciliar de $
1.275’953.783 representa el 3.56%
Es de resaltar que
este importante avance permite establecer con certeza el valor del rubro de
efectivo, ya que se muestra la realidad económica y social de esta cuenta que
por más de seis años ha sido una de las glosas más significativas de la
contraloría. Es decir la consistencia de este rubro es del 96.44% este altísimo
porcentaje de avance, presenta un nivel adecuado de confianza, más si
comparamos esta cifra con el valor al cierre del año 2003 que presentaba
incertidumbre porque no existía certeza sobre el saldo del
efectivo por $11.925 millones.
1.3.2 INVERSIONES:
GLOSA DE
4.
“El saldo de las Inversiones por
$115.887 millones se encuentra subestimado en $467.5 millones por el registro
parcial de la valorización determinada a diciembre de
ACCIONES CORRECTIVAS:
Actualmente el procedimiento que implementó el
ICETEX, consiste en un control diario donde el Grupo encargado del manejo del
Portafolio de Inversiones, informa a través de un archivo en Excel con los
valores producto de la valoración del portafolio a
Adicionalmente se
realizó un arqueo de los Títulos que reporta el área de inversiones frente a
los informes que emite DECEVAL y DCV.
1.3.3 DEUDORES
GLOSA DE
5.
Existe incertidumbre sobre el
saldo de la cuenta deudores por $870.274 millones”
ACCIONES CORRECTIVAS
La institución a
comienzos del año creó
Se presenta a
continuación los indicadores de recuperación de cartera por gestión de cobro de
las firmas de cobranza, la meta de recaudo para las firmas se estableció en
$23.000 millones, obteniéndose el siguiente resultado:
Recaudos de dic.
Fuente: Subdirección de crédito y cartera
En la gráfica anterior
se muestra el comportamiento de la gestión realizada por las firmas de abogados
que se contrataron para la recuperación de esta, el cumplimiento de la meta de
recaudo fue del 126.09%, el ICETEX entregó una cartera morosa por valor de $80.643 millones de pesos y se
obtuvo una recuperación de $29.625 millones lo que significa una gestión del 36.74%, superando
los indicadores de recaudo del sector financiero para estos vencimientos de
cartera esperado.
1.3.4 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
GLOSA DE
6.
“El saldo de propiedad planta y
equipo por $14.486 se encuentra afectado por la sobreestimación del saldo de la
cuenta edificaciones en $1.216.4 millones y la subestimación de la cuenta Equipos de comunicación y computación en $114
millones. Bienes recibidos en dación de pago se encuentra subestimado en $608.2
millones”“Adicionalmente por el registro de la depreciación calculada en forma
global a bienes muebles y equipos de oficina sin tener en cuenta posibles
activos totalmente depreciados. Lo cual incide en la determinación del gasto de
la vigencia por $609 millones y sobre el saldo de la depreciación acumulada por
$12.868 millones”.
ACCIONES CORRECTIVAS
·
Realizó inventario de los bienes
inmuebles y automotor que son propiedad del ICETEX.
·
Se diseñó la ficha técnica para el
registro individual de cada bien, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto
por
A continuación se muestra modelo de la ficha técnica
diseñada para individualizar los bienes inmuebles y automotores, la información
de esta ficha es incorporada por medio de archivo electrónico, sin reprocesos
de trascripción de información que generen riesgos por errores. la ficha es:
·
Para la realización de los avalúos
técnicos de los inmuebles que son propiedad del ICETEX, y de los bienes muebles
inservibles, con el propósito de estos últimos venderlos por la modalidad del
martillo, se contrato a la firma FERNANDO REINA & CIA LTDA, quien efectúo
de manera técnica su avaluó, información que fue incorporada y actualizada en
los Estados Contables de la entidad. Como conclusión de este trabajo, se tiene:
·
Existen 23 bienes inmuebles
propiedad del ICETEX, valorizados año 2005.
·
Contamos con ocho (8) bienes
recibidos en dación de pago, cuyo destino es su venta por la modalidad del
martillo.
·
De los 28 vehículos, diez y ocho
(18) están totalmente depreciados y diez (10) con un 70% de depreciación.
1.3.5 APLICACIÓN DE NORMAS DE DEPRECIACIÓN Y
PROVISIÓN:
Como resultado de la aplicación de las normas de
depreciación de las propiedades disminuyeron los activos planta y equipo en $140. millones y provisión de las cuentas por
cobrar por valor de $19.071 millones y los resultados del periodo
se afectaron en la suma de $19.201 millones.
1.3.6 INCORPORACIÓN DE PASIVOS
RECURSOS ADMINISTRADOS DE TERCEROS:
GLOSA DE
7.
“Las acciones adelantadas en
cuanto a los fondos recibidos de terceros no han sido suficientes ni efectivas
para lograr un manejo eficiente de la información que dé certeza sobre la
cuantía de los recursos en poder de Icetex, su ejecución, los rendimientos y la
población beneficiaria. Inconsistencias entre la información de Fondos,
Contabilidad y la reportada por las entidades circularizadas.”
8.
“La entidad no ha liquidado
rendimientos a todos los fondos no obstante lo ratificado en el oficio 8763 de
julio de 2002
9.
“El saldo de la cuenta depósitos
recibidos de terceros $392.787 millones, presenta incertidumbre”.
ACCIONES CORRECTIVAS
Se
constituyó
El portafolio de fondos de
terceros que administra el ICETEX, ascendió al corte de diciembre 31 de
El ICETEX viene reestructurando el portafolio de Fondos de la entidad, con
el fin de preparar al instituto para los nuevos retos de crecimiento sostenible
que requiere el país, a través de una política institucional basada en los siguientes
principios:
·
Sostenibilidad financiera del fondo que garantice
todo el programa académico del estudiante.
·
Establecimiento de criterios de selección y
adjudicación
·
Excelencia académica.
·
Escasez de recursos económicos del estudiante.
·
Distribución regional en proporción al número de
estudiantes.
·
Distribución adecuada para todas las áreas del
conocimiento
Adicional a lo anterior, venimos redimensionando nuestra estructura
administrativa para entregar de la mejor manera a los constituyentes de los fondos:
·
Una ejecución eficiente y oportuna de sus programas
de educación.
·
Una permanente asesoría en la estructuración de sus
programas educativos.
·
Un aprovechamiento eficiente de sus recursos,
mediante el abono permanente de sus rendimientos financieros los cuales son
generados con los criterios de mayor rentabilidad al menor riesgo y con la
mayor liquidez.
·
Un control y seguimiento académico a sus
beneficiarios.
·
Información financiera permanente.
·
Una gestión basada en procesos livianos y seguros, y
con el mayor grado de sistematización y tecnificación posible.
De los 599 fondos, 468 de estos se encuentran en actividad dentro de la
gestión ordinaria del Icetex, 131 fueron liquidados totalmente. Al corte de diciembre 31 de 2004. El 25% de
los mismos corresponden a diferentes Ministerios así como otras entidades
públicas, es decir 115 fondos provenientes del Gobierno nacional.
De igual manera diferentes
municipios y gobernaciones tienen actualmente constituidos en el ICETEX 131
fondos en administración, lo que corresponde al 28% del portafolio. Las Instituciones de Educación Superior, como
universidades e institutos educativos, tanto públicos como privados poseen una
inversión en el ICETEX cercana a los $117.638 millones de pesos, destinados a
la administración de su cartera de crédito educativo.
El Icetex, viene siendo el mayor depositario de fondos de terceras entidades
ubicadas en toda la geografía nacional,
para financiar y apoyar la formación del recurso humano objetivo de sus
proyectos y programas de educación.
|
DEPARTAMENTO |
VALOR DE
LOS FONDOS |
|
ANTIOQUIA |
17.068.329.595 |
|
ATLÁNTICO |
32.596.787.706 |
|
BOGOTÁ |
298.454.110.213 |
|
BOLÍVAR |
399.067.492 |
|
BOYACÁ |
4.103.172.698 |
|
CALDAS |
555.636.611 |
|
CASANARE |
48.839.698.959 |
|
CAUCA |
2.890.972 |
|
CESAR |
6.771.195.405 |
|
CHOCÓ |
317.794.242 |
|
CÓRDOBA |
25.682.828 |
|
HUILA |
18.055.840.600 |
|
MAGDALENA |
1.288.263.305 |
|
META |
1.593.537.825 |
|
NARIÑO |
53.233.713 |
|
NORTE SANTANDER |
990.729.855 |
|
QUINDÍO |
20.987.992 |
|
RISARALDA |
428.861.948 |
|
SANTANDER |
15.815.290.330 |
|
SUCRE |
155.065.978 |
|
TOLIMA |
541.109.449 |
|
VALLE |
2.158.908.392 |
|
Total general |
450.236.196.110 |
El ICETEX no sólo se compromete a administrar y ejecutar el Fondo sino a
garantizar que el objeto inicial se conserve, es así como dentro de los
diferentes tipos de fondos, el Icetex, ejecuta los programas de educación cuyo
destino obedece a la formación del recurso interno de las entidades así como
aquellos cuyo espíritu obedece a la educación regional de la población objetivo
del departamento o municipio a partir de la política y planes de desarrollo
territorial previamente establecidos.
La cartera de estos fondos a
septiembre de 2004, está compuesta por obligaciones y créditos que han sido
destinados a atender a 132.523 estudiantes. En el último año se han adjudicado
nuevos créditos a 17.307 colombianos,
cuya inversión alcanza los $40.698 millones
de pesos, sin incluir los recursos desembolsados para las renovaciones por
los compromisos anteriores.
Dado el carácter social de nuestra gestión y preservando los principios de
igualdad y transparencia que nos empeña venimos trabajando con las diferentes
Juntas Administradoras de los Fondos, en el rediseño de los procesos de
otorgamiento de los créditos para su población objetivo para que éstos cuenten
con una divulgación adecuada, con el establecimiento previo de criterios de
selección y adjudicación cuantificables y un proceso de inscripción de
solicitudes directo y sin intermediarios,
incluyendo un proceso de calificación objetivo de cada aspirante y la
divulgación pública de resultados.
El Gobierno Nacional a través del Decreto 2880 de 2004, estableció que para
ser sujetos de la exención sobre el impuesto a la renta dispuesta en el
artículo 8º de
A partir de lo anterior el ICETEX, viene estructurando el portafolio de
inversión en educación, con la activa participación del mismo sector cooperativo
para que, a partir del próximo año, destinen parte de sus excedentes en el
proyecto de educación que ellos deseen atender a partir del marco de la ley 863
de 2003 y del Decreto 2880 de 2004.
Con este programa se espera
aumentar la cobertura educativa en educación básica, media y superior, para los
estratos menos favorecidos, es decir 1, 2, y 3,
por cuanto se espera que el
sector solidario invierta en sus programas aproximadamente $70.853 millones
anuales.
Los diferentes vehículos para que
el sector solidario ejecute sus programas educativos son los siguientes:
·
Cofinanciación ACCES: Inversión en cupos para la
educación superior a través del proyecto "Acceso con Calidad a
·
Fondos Individuales (mínimo $100 millones de pesos) para
subsidios en educación formal preescolar, básica, media y superior.
·
Fondo
Común: aportes para subsidios en educación preescolar, básica y media.
(ICETEX-Ministerio de Educación y Representantes del sector)
Con el
propósito de validar las información financiera se realizó circularización de
fondos, que permite hacer validación de los registros y saldos con las
entidades constituyentes de los Fondos así:
CIRCULARIZACIÓN DE FONDOS EN ADMINISTRACIÓN
El proceso de circularización de Fondos en Administración se
inició con base en la información que se tiene registrada en los estados
contables de las diferentes entidades contratantes, tomando como referencia el
formato CGN 02 con corte a junio 2004 de
En primer término se procedió a actualizar la información de
las direcciones de cada uno de las
entidades contratantes tomando como base la información que reposa en las
diferentes carpetas de los convenios en administración que figuran en
Se elaboraron
doscientas setenta y tres (273) comunicaciones que se enviaron por
correo certificado en el periodo comprendido entre el 19 de noviembre y el 20
de diciembre de 2004. Las comunicaciones enviadas corresponden a 468 fondos y
quedaron pendientes de enviar 26, los cuales se discriminan de la siguiente
manera:
CORRESPONDENCIA
ENVIADA
TIPO
ENTIDAD |
TOTAL
FONDOS |
ACTIVOS
|
INACTIVOS EN LIQUIDACIÓN |
LIQUIDADOS
|
PENDIENTES
|
|
PÚBLICA |
349 |
177 |
86 |
67 |
19 |
|
PRIVADA |
145 |
89 |
39 |
10 |
7 |
|
TOTALES |
494 |
266 |
125 |
77 |
26 |
Fuente: Reportes contables a Octubre de 2004.
Las entidades que no fueron circularizadas corresponden básicamente a
aquellas que fueron liquidadas o desaparecieron en el proceso de actualización
de la administración pública.
RESULTADOS DE
De las comunicaciones enviadas, a la fecha se ha recibido respuesta a
partir del 30 de noviembre, a través de correo electrónico, fax y oficios, de
sesenta y dos (62) entidades que corresponden a ciento ocho (108) fondos, de
los cuales ochenta y siete (87) son públicos y veintiuno (21) privados; de esta
información recibida, se encuentran conciliados 13 fondos, que pertenecen a
ocho (8) públicos y cinco (5) privados.
RESPUESTAS
RECIBIDAS
TIPO
ENTIDAD |
TOTAL
FONDOS |
ACTIVOS
|
INACTIVOS EN LIQUIDACIÓN |
CONCILIADOS |
|
PUBLICA |
87 |
56 |
31 |
8 |
|
PRIVADA |
21 |
11 |
10 |
5 |
|
TOTALES |
108 |
67 |
41 |
13 |
FONDOS PENDIENTES DE RESPUESTA
TIPO
ENTIDAD |
TOTAL
FONDOS |
ACTIVOS
|
INACTIVOS EN LIQUIDACIÓN |
|
PUBLICA |
262 |
121 |
55 |
|
PRIVADA |
124 |
78 |
29 |
|
TOTALES |
386 |
199 |
84 |
De las entidades mandantes no se obtuvo gran número de respuestas
porque en algunos casos no llegó a la parte financiera. Como complemento a este
proceso de circularización de Fondos en Administración, es importante informar
que durante el mes de diciembre de 2004, enero y febrero de 2005, se ha tenido
comunicación directa con algunas entidades, como: Departamento Administrativo
de
Adicionalmente se pudo evidenciar que algunos municipios y otras entidades
no tenían registrado en sus estados financieros la contrapartida de los fondos
dados en administración, puesto que al momento de celebrar el convenio
incorporaron la partida como un gasto y no como una cuenta por cobrar.
Por sugerencia de
EMPRESA
|
FECHA REUNIÓN
|
|
I.C.A |
7 DE OCTUBRE DE 2004 |
|
UNAD |
14 DE OCTUBRE DE 2004 |
|
FUNCIÓN PUBLICA |
21 DE OCTUBRE DE 2004 |
|
MINISTERIO COMUNICACIONES |
11 DE NOVIEMBRE DE 2004 |
|
MEDICINA LEGAL |
30 DE NOVIEMBRE DE 2004 |
|
MINISTERIO DEL INTERIOR |
02 DE DICIEMBRE DE 2004 |
|
ICFES |
02 DE DICIEMBRE DE 2004 |
|
BANCO DE LA REPÚBLICA |
17 DE FEBRERO DE 2005. |
El objeto de estas reuniones es liquidar y conciliar saldos de fondos de
los cuales algunos presentan una antigüedad
superior a 10 años como el caso del Banco de
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
Con el proceso de
causación se incorporaron los gastos por concepto de administración de los Fondos, movimientos que
han quedado registrados contablemente con corte a Diciembre 31 de 2004, se han conciliado mes a mes, con respecto a
lo registrado en presupuesto; de esta
actividad se disminuyó el pasivo
por la suma de $3.428 millones de pesos y se incrementaron los ingresos
del ICETEX por el mismo valor.
PROCESO REGISTRO DE
RENDIMIENTOS FINANCIEROS FONDOS EN ADMINISTRACION Y ALIANZAS ESTRATÉGICAS
OBJETIVO: Mantener
debidamente actualizados los pasivos de la entidad mediante el registro y
reconocimiento oportuno de los rendimientos generados por la inversión de
los recursos administrados de acuerdo con la oportunidad y rentabilidad
en el manejo del portafolio de
inversión, llevando un estricto control
dependiendo del origen de los recursos en lo que tiene que ver con los
Depósitos Entregados en Administración y subsanar hallazgos de
OBJETIVO ESPECÍFICO:
Reconocer y registrar de acuerdo con el porcentaje pactado a cada uno de los
Fondos en Administración, así como a las Alianzas Estratégicas los rendimientos
generados en el Portafolio de Inversiones del ICETEX, de acuerdo con los
principios contables en cuanto a la causación, oportunidad y reconocimiento.
HERRAMIENTAS
·
Circular liquidación de Rendimientos
·
Tasa mensual del Portafolio de Inversiones del ICETEX certificada por el
coordinador de la oficina de inversiones.
·
Tabla de Porcentajes suministrada por
·
Base de Datos
·
Aplicativos Contables y de Presupuesto.
PROCEDIMIENTO:
1.
El grupo de inversiones certifica cada mes la tasa promedio de
rentabilidad obtenida por las inversiones correspondientes a los recursos de
Fondos en Administración.
2.
Una vez concluido el registro de operaciones mensuales,
3.
Se aplica al saldo de cada fondo la tasa promedio del portafolio, y este
resultado se distribuye según el porcentaje pactado con cada Fondo.
4.
La información anterior se
registra mediante la integración de archivos electrónicos, en la cuenta
contable de cada Fondo en Administración o Alianza Estratégica, Se aplica el
valor del Rendimiento Financiero reconocido dentro del mismo mes y remite copia
del comprobante contable al grupo de Presupuesto para el registro
correspondiente.
Con el anterior proceso se
han depurado, ajustado y establecido el valor cierto de los pasivos de la
entidad, así como el valor real de ingresos que el portafolio de Inversiones
por este programa le deja al ICETEX y subsanar los hallazgos de
Para el año 2004 se registraron rendimientos por valor
de $3.844.654.995.40. la cuenta por
pagar por concepto de rendimientos que son para
1.3.7 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
El ICETEX como contribuyente del Impuesto de
Industria y Comercio, durante varios años atrás, viene presentando
inconsistencias entre la información registrada contablemente y la reportada a
través de
Debido a que se venia tomando como base los
recaudos de Cartera y no aquellos conceptos de Ingreso reflejados en la
contabilidad en cada uno de los períodos; lo cual origino un mayor valor de
este Impuesto en el municipio de Bogotá al pasar de $214.963 Millones en el
2003, frente a los $455.952 Millones en el 2004, equivalente al 112% de
incremento.
Así mismo durante la
vigencia del 2004, se realizó el pago de dos Mandamientos de Pago proferidos
por
Al cierre del año 2004 se
provisionó por Impuesto de Industria y Comercio la suma de $411 millones por
los bimestre 4°, 5°, y 6° del año
2002 y $986.5 millones por los bimestres
del 1° al 6° del año 2003. Cabe resaltar que por los bimestres enunciados
anteriormente de los años 2002 y 2003 el ICETEX
fue objeto de inspección tributaria y se profirió Requerimiento Especial
No.2005EE4040 de Enero 19 de 2005 por el año 2002.
En
lo referente a Impuestos Nacionales a partir del mes de Septiembre de 2004 con
la implementación del proceso del sistema de Causación, se empezó a manejar la
información con base al tercero (NIT o CC) según el caso con miras a tener la
base de datos para el reporte de medios magnéticos en la información exógena
que tiene el Instituto la obligación tributaria de presentarlos.
1.4
PROCESOS Y RESULTADOS DE CONSOLIDACIÓN
DE
En
cumplimiento de
ACCESO CON CALIDAD A
El
objetivo principal del proyecto es mejorar la respuesta del sector de Educación
Superior a las necesidades sociales de una más alta calidad del capital humano
que permita engrandecer la competitividad de los colombianos en el mercado
global. Por tanto, se trata de mejorar
la cobertura de
De
acuerdo con lo anterior el proyecto comprende 4 componentes, a saber:
1.
Equidad en
el Acceso.- El proyecto busca aumentar el acceso de la juventud de los estratos
socio-económicos bajos por medio de la expansión de la matrícula en educación
superior a través de un esquema de ayuda
a estudiantes focalizados. El
programa de ayuda
a estudiantes está enfocado hacia programas de estudio
acreditados y pertinentes que incluyen programas técnicos, tecnológicos,
profesionales y ciclo complementario de las escuelas normales.
Este proyecto está dirigido a estudios de pregrado en el país, para lo
cual El Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el
Exterior –ICETEX- ha modernizado su estructura institucional y ha suscrito
convenio con 298 instituciones de educación superior (IES), a fin de que sean
coordinadoras del crédito otorgado a sus estudiantes.
Con base en este convenio, las Instituciones de Educación Superior
(IES) asumen las siguientes responsabilidades, relevantes para la presente
consultoría:
§
Destinar la
infraestructura física, administrativa y tecnológica que se requiera para
operar el Proyecto en la
Institución
§
Realizar los
procedimientos de seguimiento y evaluación, de conformidad con los reglamentos
de crédito educativo y con los criterios y parámetros establecidos por el
ICETEX para acceso al crédito[1];
§
Implementar los
sistemas de control interno para garantizar la transparencia, eficiencia y
eficacia en el desarrollo del Convenio;
§
Permitir el
libre acceso a la información de registro y control académico de los
estudiantes beneficiarios del Proyecto.
1.
Formación
Doctoral.- Mejorar la
calidad de la educación superior por medio de la expansión de programas de
doctorado, el proyecto enfrentará el problema del bajo número de doctorados
ofreciendo préstamos para estudio a graduados y fondos competitivos de
donaciones por excelencia, los que incentivarán a los jóvenes colombianos
talentosos a proseguir grados avanzados
y mejorar la calidad estimulando la competencia para desarrollar programas de
graduados de excelencia.
2.
Fortalecimiento
Institucional.- Mejorar la
coherencia y la eficiencia en la educación superior. El proyecto enfrenta
varios elementos críticos en el sistema de dirección del sector para asegurar
alta calidad, expansión eficiente y relevante en el sector y mejorar la
articulación del sector educativo con el sector productivo.
Específicamente
el proyecto busca: a) establecer un observatorio laboral del mercado de
trabajo, b) fortalecer el sistema nacional de información de la educación
superior SNIES y c) articular las instituciones del gobierno involucradas en la
regulación de la educación superior, proveer asistencia técnica para ajustar el
marco legal, y construir capacidad para monitoreo y evaluación.
3.
Administración
y evaluación del proyecto.- Administración, seguimiento y evaluación del Proyecto que prevé el
montaje de
El
crédito educativo para los cuatro(4) semestres que lleva de ejecución en el
componente uno(1) ha beneficiado con giros a aproximadamente 39.000
estudiantes, en programas académicos técnicos profesionales, tecnológicos,
universitarios y ciclos complementarios
de las escuelas normales superiores.
CUENTAS A CONCILIAR ENTRE ENTE EJECUTOR Y COORDINADOR
Mensualmente se concilian las
cuentas 1995 Principal y Subalterna, cuenta de ingreso 4705 Aportes y traspasos de fondos recibido, y las
cuentas de gastos 5725 Operaciones interinstitucionales, Fondos Comunes.
La cartera del ICETEX como se mencionó en el numeral 1.3.4 asciende a la suma de $989.871
millones con corte a Diciembre 31 de 2004, incrementando tanto la cartera como
la cuenta de los ingresos significativamente por un valor de $ 67.790 millones de pesos con corte a Diciembre 31 de 2004. partida que
se reconocen por ser activos cuyo
resultado son recuperables a futuro originados en el proyecto ACCES..
1.5 LIMITACIONES Y DEFICIENCIAS DE TIPO OPERATIVO O ADMINISTRATIVO QUE
INCIDEN EN EL NORMAL DESARROLLO DEL PROCESO CONTABLE Y/O AFECTAN
1.5.1 DE
ORDEN ADMINISTRATIVO
·
En proceso la integración de los
sistemas que opera la entidad, con el fin de disminuir el error por realizar
proceso manuales y sin realizar control.
·
En el proceso de depuración y conciliación de las cuentas
bancarias a Diciembre 31 de 2004, se han
podido evidenciar debilidades en los procesos actuales y se toma como punto de
partida para el diseño e implementación de mejoras en los mismos.
1.5.2 DE
ORDEN CONTABLE
·
Partidas por depurar que se reflejan en la cuenta 1996 y 2996 Cuentas en investigación administrativa,
acogiéndonos a
1.5.3 RELATIVAS A
RUBRO DEL EFECTIVO:
Saldos pendientes por depurar y conciliar.
Correspondiente a las 10 cuentas
bancarias saldo en libros $35.819
millones, reporta una diferencia de.
$1.275 millones frente a los valores registrados en los extractos.
CUENTAS POR PAGAR –IMPUESTOS Y TASAS POR PAGAR:
Las partidas que se incorporan en este pasivo por valor de $ 2.058.925.000..oo corresponden
a la obligación que se tiene con
CUENTA 1996 DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA
Las paridas que se incorporan en esta cuenta aumenta el activo por valor de $ 23.188 millones corresponden al producto de la depuración y
saneamiento contable, de acuerdo a lo normado por la ley 716 y sus decretos
reglamentarios.
CUENTA 2996 DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA
Las paridas que se incorporan en esta cuenta aumenta
el pasivo por valor de $33.153
millones corresponden al producto de la
depuración y saneamiento contable, de acuerdo a lo normado por la ley 716 y sus
decretos reglamentarios.
CUENTAS DE ORDEN:
En este rubro se registra las reservas de apropiación, los
intereses causados y que presenta morosidad por más de 60 días, dando
cumplimiento a lo normado en
1.6
OTRAS GLOSAS DE
10.
“Riesgo alto de control las
debilidades de control establecidas reflejan la inefectividad del sistema para
proporcionar a la administración seguridad razonable sobre la extensiones la
cual se están consiguiendo los objetivos de las operaciones de la entidad.
Sobre la confiabilidad de la información reflejada en los estados contables de
la entidad y el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.”
11.
“El instituto ha adelantado
acciones para depurar la información de los estados contables en cumplimiento
de la ley 716 de 2001 y del plan de mejoramiento suscrito. Sin embargo no han
sido suficientes para reflejar cifras reales a 31 de diciembre de
12.
“Persiste la falta de comunicación
y de mecanismos de verificación y conciliación entre las dependencias y se
presentan deficiencias en el reporte y registro de la información operacional y
financiera debido a que no se ha implementado un sistema de información
articulado e integrado que permita obtener una información veraz y oportuna
para la toma de decisiones y el control de gestión”.
13.
“La entidad no efectuó las
verificaciones y procesos conciliatorios previos al cierre de la vigencia
fiscal de conformidad con lo establecido en la carta circular 47 de diciembre
de 2003 expedida por
14.
“La entidad continua aplicando
parcialmente el sistema de causación de los hechos económicos, por tanto no
está reconociendo la totalidad de los
ingresos y gastos del periodo. Lo cual distorsiona la información sobre cuentas
de activo, pasivo y resultados y por tanto sobre la situación financiera de la
entidad al 31 de diciembre de
15.
“Se realizaron pagos sin la firma
del ordenador del gasto. En algunos comprobantes falta la imputación del código
contable”.
16.
“Se encontró una diferencia de $
44.5 millones entre lo registrado en contabilidad como subsidio otorgado a los
estudiantes y lo reportado por la unidad coordinadora ( ACCES )”.
17.
“La cuenta de control cartera IES
- Instituciones de Educación superior a diciembre de 2003 solo tiene registrado
$1.625.6 millones a junio del mismo año, lo que difiere con lo reportado
por la unidad coordinadora del proyecto
- UPC por $9.782.3 millones”
18.
“Se presentaron algunas
inconsistencias y ausencias de información relevantes para la adecuada
interpretación de los hechos del periodo en lo pertinente a las Notas a los
Estados Contables 3,9 y 14, así mismo sobre la homologación efectuada de los
saldos de los saldos de las cuentas a la versión del PGCP.
ACCIONES CORRECTIVAS
Con los Procesos y acciones ilustradas en los
numerales anteriores se evidencia el altísimo grado de avance en su proceso de
mejoramiento, saneamiento financiero y búsqueda de efectividad en todos sus
procesos.
Es muy importante
observar que la entidad sin tener el carácter financiero se ha preocupado por
la aplicación y medición de sus riesgos, y en este tema ha trabajado en
diferentes acciones, desarrollo su
modelo de SARC para el crédito TAE que se encuentra en revisión en
Una de las acciones
que se ha implementado es el de promover el trabajo y el aprendizaje en equipo
al logro de objetivos y resultados específicos.
1.7 HECHOS POSTERIORES QUE
PUEDEN IMPACTAR LOS ESTADOS CONTABLES
La entidad esta
trabajando en un proyecto de transformación institucional, fundamentada en la
siguiente problemática: El ICETEX
dada su naturaleza jurídica ha estado sujeto a las restricciones que le impone
el ejercicio de programación macroeconómica del ámbito fiscal, planteadas por
la estructura de la hacienda pública colombiana, limitación de crecimiento y de
inversión, que impide la recapitalización de sus excedentes de liquidez o
utilidades para que sean reinvertidos en sus proyectos de inversión inherentes
a su actividad crediticia, en el marco de los programas del gobierno nacional y
para el cumplimiento de la política pública social de financiar y facilitar el
acceso de los colombianos de menores recursos a la educación superior en
Colombia.
La situación se ha tornado crítica para efecto de ejecutar el crédito
con el Banco Mundial, en la medida en que para el año 2003 debió hacer un gran
esfuerzo con sus recursos propios para cumplir con los desembolsos según
compromisos dentro del proyecto ACCES, pero no siendo posible para el año 2004
pues frente a un presupuesto solicitado para el proyecto de $123.940.858.000
solamente fue aprobado un monto de $75.280.988.000 es decir $48.679.872.000
menos, cifra que coloca al ICETEX escasamente en la posición de garantizar el
servicio de las cohortes iniciadas en el 2003.
El
Icetex como ente ejecutor del proyecto ACCES carece de la capacidad financiera
para asumir con solvencia y propiedad los compromisos adquiridos en función del
cumplimiento del plan nacional de desarrollo, hacia un estado comunitario,
consistente en la ampliación de cobertura en cien mil nuevos cupos para el
cuatrenio 2002 – 2006, mediante el otorgamiento de crédito educativo, por tanto
es la transformación una alternativa
viable, que le permitirá superar esa problemática de restricción presupuestal.
Adicionalmente la transformación le permitirá,
realizar otras operaciones financieras y realizar otras actividades que la
fortalezcan financieramente y le permitan canalizar un mayor volumen de
recursos al sector educativo, entre estas otras razones para la transformación
podríamos citar:
·
Ampliar el
portafolio de productos y servicios
o
Desarrollo
de un programa de avales y garantías
o
Redescuento
de crédito educativo
·
Oportunidad
en el desembolso de los créditos (PAC)
·
Flexibildad
en la periodicidad de aprobación crédito (anualidad de caja)
- Limitación
actual en gestión comercial – Fondos
