CIRCULAR SG – SDCC 017

DE: SECRETARÍA GENERAL Y SUBDIRECCIÓN DE CRÉDITO Y CARTERA

PARA: DIRECTORES TERRITORIALES Y JEFES OFICINAS COORDINADORAS

ASUNTO: SEGUNDA DEVOLUCIÓN MASIVA DE PAGARÉS

FECHA: SEPTIEMBRE 26 DE 2005

La Secretaria General y la Subdirección de Crédito y Cartera, están empeñadas en hacer de la devolución de garantías a los usuarios, un proceso permanente, dinámico, y proactivo, con el fin de reducir el número de solicitudes, derechos de petición, tutelas y atención por ventanilla, para el mejoramiento del servicio al usuario final.

Así, las cosas se proyecta realizar una segunda devolución, de las garantías de las obligaciones que se encuentran canceladas en su totalidad y que la División de Cartera certificó al Grupo de Archivo y Correspondencia.

El ICETEX el 28 de septiembre publicará los listados de créditos cancelados para devolución de documentos garantía. Los listados de esta segunda publicación están conformado por 2.590 Títulos valores a devolver de Créditos TAE, Crédito País y Fondos de las diferentes Direcciones Territoriales.

Esta publicación se realizará en página web, y se anunciará en comunicado de prensa.

Para realizar la solicitud y entrega de las garantías se seguirá el siguiente procedimiento:

1. El usuario solicita la devolución del título valor al mail de Luz Estela Reyes funcionaria de Cartera lreyes@icetex.gov.co, registrando el nombre completo, número de cédula y nombre de la oficina de ICETEX donde reclamará el títulos valor

2. En caso de solicitar el título valor el usuario en la Dirección Territorial o Coordinación Regional, esta deberá remitir la información al correo a lreyes@icetex.gov.co

3. Si el usuario solicita el pagaré a la División de Atención al usuario ICETEX Bogotá, la División realizará el requerimiento al correo lreyes@icetex.gov.co, previa verificación del documento de identidad, o poder autenticado cuado se trate de autorización..

4. La división de Cartera, bajo la responsabilidad de la funcionaria Luz Estella Reyes, consultará diariamente el correo y verificara que la obligación se encuentre en el listado y de no estarlo, realizará una solicitud individual al grupo de Archivo, previa verificación en el aplicativo de cartera que la obligación se encuentre en ceros.

5. La División de Cartera compilará las solicitudes recibidas semanalmente vía mail de las Oficinas de Icetex en todo el país y las remitirá al Grupo de Archivo, para que ubique los pagarés y los envíe a cada Dirección Territorial o Coordinación Regional en Tula debidamente sellada, durante el curso de la semana siguiente a la solicitud.

6. El grupo de Archivo ubica el pagaré en la bóveda, le imprime el sello de CANCELADO y cuando le informe la División de Cartera o Atención al usuario que el interesado en el pagaré no es el beneficiario del crédito, si no un deudor solidario, y que la solicitud es ENDOSO, la funcionaria Luz Stella Reyes realizará el trámite de endoso, en este caso el grupo de archivo NO IMPRIME EL SELLO DE CANCELADO AL PAGARE.

7. El usuario diligencia el formato comprobante de devolución de garantías, este documento se debe diligenciar con la firma del usuario, número de cédula de ciudadanía y registro de la fecha en la cual retira las garantías. Dejar el comprobante firmado por el usuario, junto con el poder en los casos de retiro de garantías por persona autorizada, para ICETEX-Grupo de archivo.

8. Para la elaboración del libro soporte del proceso, los comprobantes deben ser remitidos por las Direcciones Territoriales, oficinas regionales y la División de Atención al Usuario al término de cada periodo de publicación (quince días), al grupo de Archivo.

En caso de inquietudes favor comunicarse con Luz Stella Reyes a la extensión No. 252 de la División de Cartera o al correo lreyes@icetex.gov.co.

Agradecemos su colaboración para el éxito de la gestión.

Cordial saludo,

MARÍA EUGENIA MÉNDEZ MUNAR ADRIANA PATRICIA VILLEGAS LONDOÑO

Secretaria General Subdirectora de Crédito y Cartera