DIARIO OFICIAL. AÑO CXXIX. N.
41120. 29, NOVIEMBRE, 1993. PAG. 1
LEY 87 DE 1993
(noviembre 29)
por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
El Congreso de
Colombia,
DECRETA:
ARTICULO 1° Definición
del control interno. Se entiende por control interno el sistema integrado por
el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios,
normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por
una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y
actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se
realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro
de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u
objetivos previstos.
El ejercicio del control interno debe
consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía,
celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En
consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio
sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en
la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad
del mando.
PARAGRAFO. El control interno se
expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y
administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de
la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas
de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de
manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de
programas de selección, inducción y capacitación de personal.
ARTICULO 2° Objetivos del Sistema de
Control Interno. Atendiendo los principios constitucionales que debe
caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema
de Control Interno se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales:
a) Proteger los recursos de la
organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los
afecten;
b) Garantizar la eficacia, la
eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta
ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión
institucional;
c) Velar porque todas las actividades y
recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de
la entidad;
d) Garantizar la correcta evaluación y
seguimiento de la gestión organizacional;
e) Asegurar la oportunidad y
confiabilidad de la información y de sus registros.
f) Definir y aplicar medidas para
prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en
la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos;
g) Garantizar que el Sistema de Control
Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación;
h) Velar porque la entidad disponga de
procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo
organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.
ARTICULO 3° Características del control
interno. Son características del control interno las siguientes:
a) El Sistema de Control Interno forma
parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de
información y operacionales de la respectiva entidad;
b) Corresponde a la máxima autoridad
del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y
perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la
naturaleza, estructura y misión de la organización;
c) En cada área de la organización, el
funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante
su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada
entidad;
d) La Unidad de Control Interno o quien
haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de
Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo
organismo las recomendaciones para mejorarlo;
e) Todas las transacciones de las
entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal
que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros.
ARTICULO 4° Elementos para el Sistema
de Conrtol Interno. Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe
por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la
aplicación del control interno:
a) Establecimiento de objetivos y metas
tanto generales como especificas, así como la formulación de los planes
operativos que sean necesarios;
b) Definición de políticas como guías
de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos;
c) Adopción de un sistema de
organización adecuado para ejecutar los planes;
d) Delimitación precisa de la autoridad
y los niveles de responsabilidad;
e) Adopción de normas para la
protección y utilización racional de los recursos;
f) Dirección y administración del
personal conforme a un sistema de méritos y sanciones;
g) Aplicación de las recomendaciones
resultantes de las evaluaciones del control interno;
h) Establecimiento de mecanismos que
faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades;
i) Establecimiento de sistemas modernos
de información que faciliten la gestión y el control;
j) Organización de métodos confiables
para la evaluación de la gestión;
k) Establecimiento de programas de
inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la
entidad;
l) Simplificación y actualización de
normas y procedimientos.
ARTICULO 5° Campo de aplicación. La
presente Ley se aplicarán todos los organismos y entidades de las Ramas del
Poder Público en sus diferentes órdenes y niveles así como en la organización
electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en
las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de
economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en
el Banco de la República y en los fondos de origen presupuestal.
ARTICULO 6° Responsabilidad del control
interno. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los
organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o
máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y
procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control
interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las
distintas dependencias de las entidades y organismos.
ARTICULO 7° Contratación del servicio
de control interno con empresas privadas. Las entidades públicas podrán
contratar con empresas privadas colombianas, de reconocida capacidad y experiencia,
el servicio de la organización del Sistema de Control Interno y el ejercicio de
las auditorias internas. Sus contratos deberán ser a término fijo, no superior
a tres años, y deberán ser escogidos por concurso de méritos en los siguientes
casos:
a) Cuando la disponibilidad de los
recursos técnicos, económicos y humanos no le permitan a la entidad establecer
el Sistema de Control Interno en forma directa;
b) Cuando se requieran conocimientos
técnicos especializados;
c) Cuando por razones de conveniencia
económica resultare más favorable.
Se exceptúan de esta facultad los
organismos de seguridad y de defensa nacional.
PARAGRAFO. En las empresas de servicios
públicos domiciliarios del Distrito Capital, en donde se suprimió el Control
Fiscal ejercido por las Revisorías, el personal de las mismas tendrá prelación
para ser reubicado sin solución de continuidad en el ejercicio de control
interno de las respectivas empresas, no pudiéndose alegar inhabilidad para
estos efectos.
De no ser posible la reubicación del
personal, las empresas aplicarán de conformidad con el régimen laboral interno,
las indemnizaciones correspondientes.
ARTICULO 8° Evaluación y control de
gestión en las organizaciones. Como parte de la aplicación de un apropiado
sistema de control interno el representante legal en cada organización deberá
velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de
gestión, según las características propias de la entidad y de acuerdo con lo
establecido en el artículo 343 de la Constitución Nacional y demás
disposiciones legales vigentes.
ARTICULO 9° Definición de la Unidad u
Oficina de Coordinación del Control Interno. Es uno de los componentes del
Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir
y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando
a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de
los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para
el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
PARAGRAFO. Como mecanismos de
verificación y evaluación del control interno se utilizarán las normas de
auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los
informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que
implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.
ARTICULO 10. Jefe de la Unidad u
Oficina de Coordinación del Control Interno. Para la verificación y evaluación
permanente del Sistema de Control Interno, las entidades estatales designarán
como asesor, coordinador, auditor interno o cargo similar, a un funcionario
público que será adscrito al nivel jerárquico superior y designado en los
términos de la presente Ley.
ARTICULO 11. Designación del Jefe de la
Unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno. El asesor, coordinador,
auditor interno o quien haga sus veces será un funcionario de libre
nombramiento y remoción, designado por el representante legal o máximo
directivo del organismo respectivo, según sea su competencia y de acuerdo con
lo establecido en las disposiciones propias de cada entidad.
PARAGRAFO 1° Para desempeñar el cargo
de asesor, coordinador o de auditor interno se deberá acreditar formación
profesional o tecnológica en áreas relacionadas con las actividades objeto del
control interno.
PARAGRAFO 2° El auditor interno o quien
haga sus veces, contará con el personal multidisciplinario que le asigne el
jefe del organismo o entidad, de acuerdo con la naturaleza de las funciones del
mismo. La selección de dicho personal no implicará, necesariamente, aumento en
la planta de cargos existente.
PARAGRAFO 3° En los municipios con una
población inferior a quince mil (15.000) habitantes y cuyos ingresos anuales no
superan los quince mil (15.000) salarios mínimos mensuales, las funciones del
asesor, coordinador, o de auditor interno podrán ser desempeñadas por los
correspondientes jefes o directores de planeación municipal o por quien haga
sus veces y en su defecto por el respectivo secretario de la alcaldía.
ARTICULO 12. Funciones de los auditores
internos: Serán funciones del asesor, coordinador, auditor interno o similar
las siguientes:
a) Planear, dirigir y organizar la
verificación y evaluación del Sistema de Control Interno;
b) Verificar que el Sistema de Control
Interno esté formalmente esablecido dentro de la organización y que su
ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y,
en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando;
c) Verificar que los controles
definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por
los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados
encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente
esta función;
d) Verificar que los controles
asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén
adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de
acuerdo con la evolución de la entidad;
e) Velar por el cumplimiento de las
leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas
de la organización y recomendar los ajustes necesarios;
f) Servir de apoyo a los directivos en
el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados
esperados;
g) Verificar los procesos relacionados
con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la
entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios;
h) Fomentar en toda la organización la
formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en
el cumplimiento de la misión institucional;
i) Evaluar y verificar la aplicación de
los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato
constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente;
j) Mantener permanentemente informados
a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad,
dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento,
k) Verificar que se implanten las
medidas respectivas recomendadas;
l) Las demás que le asigne el jefe del
organismo o entidad, de acuerdo con el carácter de sus funciones.
PARAGRAFO. En ningún caso, podrá el
asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los
procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o
refrendaciones.
ARTICULO 13. Comité de Coordinación del
Sistema de Control Interno. Los organismos y entidades a que se refiere el artículo
5° de la presente Ley, deberán establecer al más alto nivel jerárquico un
Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la
naturaleza de las funciones propias de la organización.
ARTICULO 14. Informe de los
funcionarios del control interno. Los informes de los funcionarios del control
interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios,
administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así
lo soliciten.
ARTICULO 15. Término de aplicación.
Para los efectos de lo dispuesto en la presente Ley los directivos de las
entidades públicas tendrán un plazo de seis (6) meses contados a partir de la
vigencia de la presente Ley, para determinar, implantar y complementar el
Sistema de Control Interno en sus respectivos organismos o entidades. En los
municipios con una población inferior a quince mil ( 15.000) habitantes y cuyos
ingresos anuales no superen los quince mil (15.000) salarios mínimos legales
mensuales, este plazo será de doce ( 12) meses.
Así mismo, quienes ya ejerzan algún
tipo de control interno deberán redefinirlo en los términos de la presente Ley.
ARTICULO 16. Vigencia. La presente Ley
rige a partir de la fecha de su promulgación.
El Presidente del honorable Senado de
la República,
JORGE RAMON ELIAS NADER
El Secretario General del honorable
Senado de la República,
PEDRO PUMAREJO VEGA
El Presidente de la honorable Cámara de
Representantes,
FRANCISCO JOSE JATTIN SAFAR
El Secretario General de la honorable
Cámara de Representantes,
DIEGO VIVAS TAFUR
REPUBLICA DE
COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL
Publíquese y ejecútese.
Dada en Santafé de Bogotá, D. C., a 29
de noviembre de 1993.
CESAR GAVIRIA TRUJILLO
El Ministro de Hacienda y Crédito
Público,
Rudolf Hommes Rodríguez.